MANAJEMEN PERPUSTAKAAN

PERMASALAHAN MANAJEMEN MASIH MENJADI KENDALA DALAM IMPLEMENTASI PERPUSTAKAAN DIGITAL DI LINGKUP KEMENTERIAN PERTANIAN YANG SUDAH BERJALAN LIMA TAHUN

Oleh :

Eko Sutiyoso, A, Md

Pendahuluan

           Manajemen adalah kebutuhan pokok bagi setiap organisasi / institusi, dari organisasi yang besar sampai organisasi yang paling sederhana. Tidak ada organisasi yang berjalan tanpa adanya manajemen, baik organisasi bisnis, instansi pemerintah, rumah sakit, laboratorium penelitian , lembaga penelitian, perguruan tinggi dan juga perpustakaan. Menurut Koontz dan O’Donnell dalam bukunya yang berjudul The Priciple of Mangement An Analysis of Managerial Fungtion, menyebutkan bahwa fungsi manajemen ada lima yaitu planning, organizing, staffing, directing, dan controlling.

Sebagaimana perpustakaan yang merupakan organisasi yang berada di dalam lingkup suatu Badan, Institusi, Lembaga atau UPT, yang bergerak dalam bidang jasa layanan rujukan, baik secara manual maupun digital. Untuk mengelola sebuah perpustakaan tidak semudah kita membalikan tangan, akan tetapi diperlukan kemampuan manajemen yang baik, agar arah kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan agar berjalan dengan baik diperlukan sebuah ilmu manajemen. Manajemen sangat diperlukan dalam berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh seluruh elemen dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu dalam proses manajemen diperlukan adanya proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pengisian jabatan (staffing), dan kepemimpinan (Directing) dan pengawasan (controlling). Di samping itu, manajemen juga dimaksudkan agar elemen yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan pekerjaannya dengan baik dan benar.

Perpustakaan yang ada di bawah Kementerian Pertanian yang sudah berbasis digital kurang lebih terbentuk sejak tahun 2006, dan di bawah koordinasi Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian yang peraturannya ada di  Kepmentan nomor 487/Kpts/OT.210/8/2002. Di dalam Kepmentan tersebut pada bab II pasal 5 mengenai tugas dan fungsinya, yang berbunyi Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan perpustakaan dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan teknologi pertanian. Jadi pada dasarnya perpustakaan – perpustakaan yang ada di bawah Koordinasi Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian Bogor mempunyai tugas menyebarkan hasil – hasil penelitian dan pengkajian pertanian. Jadi tinggal perpustakaan sendirilah yang mencari kita-kiat apa saja yang diperlukan dalam menjalankan misi tersebut diatas.

Dalam proses pembentukan perpustakaan digital tentunya Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian sebagai koordinator telah melakukan pendampingan-pendampigan baik itu yng berupa teknis maupun non teknis, termasuk yang menyangkut manajemen. Dari kebijakan tingkat atas sampai ke tingkat bawah telah dilakukan koordinasi dan kosolidasi. Tugas masing-masing peran telah disampaikan yang berkaitan dengan proses pembentukan perpustakaan digital. Namun kenyataannya sampai saat ini masih saja permasalahan manajemen menjadi kendala dalam implementasi perpustakan digital di lingkup Kementerian Pertanian.

Sekarang yang menjadi pertanyaannya adalah, kenapa permasalahan manajemen masih menjadi permasalahan ? Permasalahnnya yaitu masing-masing elemen kurang konsekwen dalam memegang amanat dan tanggung jawab.  Hal ini bisa disebabkan oleh beberapa permasalahan baik itu intern perpustakaan itu sendiri maupun eksetern dari perpustakaan. Sedangkan yang dimaksud elemen disini adalah semua unsur yang terlibat di dalam pengambilan kebijakan, mulai dari pimpinan pusat sampai pimpinan yang ada di tingkat daerah.

Bahan dan cara

           Materi makalah dari inputing data dari beberapa perpustakaan di lingkup Badan litbang Pertanian. Cara yang digunakan adalah dengan metode deskriptif yaitu suatu pola yang mengemukakan hasil penelitian gambaran keadaan yang terdapat dalam obyek penelitian. Sedangkan sumber data berupa data primer Dan data sekunder. Data primer adalah data yang diperoleh dari sumber obyek penelitian dengan cara observasi di tempat dan wawancara langsung jarak jauh dari para responden yang ada di lingkup Badan Litbang Pertanian. Sedangkan data sekunder adalah data yang diperoleh dari institusi berupa data yang sudah jadi dan siap dianalisis

Pembahasan

            Perkembangan teknologi informasi yang pesat perlu dimanfaatkan dengan baik dalam pengembangan sistem manajemen perpustakaan. Adapun tujuan dari dikembangkannya teknologi informasi perpustakaan sesuai dengan buku yang dikarang oleh Wahyu Supriyanto dan Ahmad Husin ( 2008 : 23) yang berjudul Teknologi Informasi Perpustakaan  : strategi perancangan perpustakaan digital mengatakan ” Tujuan penerapan TI adalah untuk otomasi kerja perpustakaan” yang pada dasarnya adalah membantu semua pekerjaan dan kegiatan perpustakaan lebih mudah dan cepat. Begitu juga dengan perkembangan perpustakaan di lingkup Kementerian Pertanian yang sudah berjalan mulai kurang lebih tahun 2006, yang pada waktu itu sebagai percontohan di lingkup Badan Litbang Pertanian adalah lima BPTP. Tentunya di dalam implementasinya tidak lepas dari perencanaan – perencanaan, tentunya hal pertama yang diperhatikan adalah bagaimana membuat manajemen yang baik.

Selama kurang lebih lima tahun pembentukan perpustakaan digital di lingkup Kementerian Pertanian, dan diikuti oleh pembentukan perpustakaan digital di lingkup Kementerian Pertanian yang hampir 90 % sudah terbentuk, tentunya hal ini membuat semakin dewasa pula pertumbuhan perpustakaan digital yang ada di lingkup Kementerian Pertanian.  Sehingga permasalahan demi permasalahan semakin bisa terselesaikan. Namun kenyataannya masih banyak perpustakaan yang mempunyai permasalahan menyangkut manajemen, yang semestinya hal itu tidak perlu terjadi setelah pasca pembentukan perpustakaan digital. Mengingat manajemen adalah hal pertama yang harus dilakukan sebelum kita melakukan atau merencanakan suatu kegiatan. Hal ini bisa kita lihat pada saat pertemuan koordinasi perpustakaan digital di lingkup Kementerian Pertanian yang dilakukan setiap tahun yang sudah dilaksanakan dua tahun terakhir ini. Yang mana di dalam pertemuan tersebut masing-masing perpustakaan mengemukakan permasalahan dan nantinya akan dicarikan solusinya. Dari sekian banyak permasalahan yang ada, kebanyakan permasalahannya hampir sama, yaitu masih seputar manajemen.

Yang menjadi pertanyaan sekarang, kenapa manajemen masih menjadi permasalahan di perpustakaan lingkup Kementerian Pertanian? jawabannya yaitu masing-masing elemen kurang konsekwen dalam memegang amanat dan tanggung jawab.  Sedangkan yang dimaksud elemen disini adalah semua unsur yang terlibat di dalam pengambilan kebijakan, mulai dari kebijakan tingkat pusat sampai kebijakan yang ada di tingkat daerah.

Di bawah ini adalah sebagian permasalahan perpustakaan yang ada di bawah Kementerian Pertanian yang menyangkut manajemen, diantaranya ;

1. Perencanaan / planning, Kebanyakan perpustakaan tidak mempunyai perencanaan tentang kegiatan guna mendukung program penelitian dan pengkajian yang sedang dilakukan oleh unit kerja setempat. Hal ini sangat penting karena keberadaan perpustakaan adalah untuk mendukung kinerja di unit kerja. Hal ini juga disebabkan oleh anggapan bahwa perpustakaan kurang berperan di dalam kegiatan di unit kerja. Permasalahan lainnya adalah kurang koordinasi antara perpustakaan dengan pejabat setempat dalam hal pengambilan kebijakan.

2. Organizing/organisasi. Di sini maksudnya adalah pengaturan orang untuk mencapai tujuan dari perpustakaan tersebut. Di dalamnya mencakup pengelompokkan aktivitas kepada setiap personil dalam perpustakaan. Pengelompokkan itu sendiri sebenarnya bukanlah merupakan tujuan akhir yang ingin dicapai, namun justru sebagai alat untuk mencapai tujuan perpustakaan dengan efesien dan efektif dari aspek manajemen. Organisasi ini berkaitan dengan struktur organisasi perpustakaan yang dibuat. Yang berguna untuk memperjelas lingkungan sehingga semua orang tahu siapa yang harus melakukan dan siapa yang bertanggung jawab atas hasil. Namun kenyataan perpustakaan masih banyak yang belum memiliki struktur organisasi. Sehingga akan terjadi suatu ketidak jelasan posisi dari masing-masing komponen yang ada di perustakaan, serta tangung jawab yang diemban.   

3. Staffing. Ini berkaitan dengan permasalahan SDM yang ada di perpustakaan. Permasalahan ini sangat relatif. Misalnya di salah satu  perpustakaan ada yang kekurangan tenaga, Sedangkan di sisi lain perpustakaan ada yang kelebihan tenaga.

Tabel 1. Jumlah pengelola perpustakaan di UK/UPT Lingkup Badan Litbang Pertanian

No Nama Institusi

Sumberdaya Manusia

Jumlah SDM

Keterlibatan (%)

1 Puslitbangtan

5

100

2 Puslitbangnak

3

80

3 PSE KP

4

90

4 Puslitbanghort

4

50

5 Puslitbangbun

3

100

6 BB Mektan

1

75

7 BBSDLP

5

100

8 BB Pascapanen

3

100

9 BB Padi

5

100

10 BBP2TP

2

90

11 BB Litvet

12 Balitsa

2

99

13 Balitbu

2

100

14 Balitjestro

1

60

15 Balittr

3

100

16 B alittro

4

75

17 Balittas

5

100

18 Balitka

2

100

19 Balingtan

3

85

20 Balitser

5

80

21 Balitkabi

2

100

22 Balittra

5

100

23 Balitnak

6

90

24 Lolit Sapi Potong

3

60

25 Lolit Kambing Potong

3

100

26 Lolit Penyakit Tungro

1

100

27 Ballittanah

4

100

28 Balitklimat

2

80

29 BPTP NAD

4

100

30 BPTP Sumut

3

100

31 BPTP Sumbar

3

100

32 BPTP Sumsel

4

100

33 BPTP Jambi

3

80

34 BPTP Riau

3

80

35 BPTP Bengkulu

4

90

36 BPTPBabel

2

85

37 BPTP DKIJakarta

4

80

38 BPTP Banten

2

80

39 BPTP Jabar

5

75

40 BPTP Jateng

4

70

41 BPTPYogyakarta

4

100

42 BPTP Jatim

2

100

43 BPTP NTB

4

60

44 BPTP NTT

3

100

45 BPTP Maluku

3

100

46 BPTP Maluku Utara

2

100

47 BPTP Kalbar

2

80

48 BPTP Kalteng

2

100

49 BPTP KalSel

5

75

50 BPTP Kaltim

1

100

51 BPTP Gorontalo

2

50

52 BPTP Sultra

2

100

53 BPTP Sulteng
54 BPTP Sulsel

4

100

55 BPTP Papua

3

80

56 BPATP

4

85

57 Sekretariat Badan Litbang

11

Sumber : Pustaka Bogor, 2011

Bagi perpustakaan yang kekurangan tenaga ini disebabkan kebanyakan pimpinan kurang memperhatikan akan kebutuhan tenaga perpustakaan yang diperlukan, dalam arti wewenang penuh dalam pengisian jabatan di tiap-tiap bagian ada di tangan Kepala unit kerja, sehingga dalam pengadaan tenaga untuk mengisi kekurangan tenaga perpustakaan ada di tangan Kepala unit kerja, kebanyakan dalam pengisian tenaga yang emndapat masukan tenaga adalah bagian selain perpustakaan. Perpustakaan medapat tenaga terkadang mendapat tenaga limpahan dari bagian lain yang kurang berkompeten jika di tempatkan di perpustakaan. Namun ada pula perpustakaan yang kelebihan tenaga alias banyak tenaga, namun permasalahan pula dari mereka yang ditempatkan di perpustakaan, rata-rata  juga kurang berkompeten, sehingga hal ini bukan membuat perpustakaan menjadi lebih baik akan tetapi menjadikan permasalahan baru bagi perpustakaan. Salah satu permasalahan diantaranya, ada pelatihan mengenai perpustakaan yang semestinya harus dihadiri oleh petugas yang benar-benar mengelola perpustakaan tersebut, akan tetapi karena salah kebijakan, akhirnya yang ditugaskan adalah mereka yang kurang berkompeten di dalam mengelola perpustakaan. Sehingga dampak yang diakibatkan dari hal ini adalah serapan hasil pelatihan tidak ada kesinambungan buat kemajuan perpustakaan.   Permasalahan lain yaitu tenaga kerja perpustakaan yang sudah lama tetapi kurang mengikuti perkembangan zaman yang sudah serba digital/komputerisasi, dikarenakan beberapa permasalahan misal ; tenaga perpustakaan tersebut sudah lanjut usia, permasalah lainnya yaitu talar belakang pendidikan dan yang lainnya adalah motivasi yang bersangkutan kurang dalam library science.

4. Directing/pimpinan. Tujuan dari kepemimpinan di sini adalah mempengaruhi bawahan nya agar tercapai suatu tujuan perpustakaan. Dan juga kepemimpinan di sini adalah memberikan motivasi kepada bawahan supaya berkembang dalam pekerjaannya. Dukungan dan image pimpinan terhadap perpustakaan di lingkup Kementerian Pertanian tergolong masih rendah. Hal ini bisa diakibatkan dua hal yaitu pertama dari perpustakaan itu sendiri yang kurang aktif dalam memberikan dukungan dalam kinerja institusi atau juga yang kedua pimpinan dan karyawan tersebut benar-benar kurang memberikan dukungan atau mempunyai image terhadap perpustakaan masih rendah. Yang pertama yaitu perpustakaan kurang aktif dalam memberikan sumbangsih berupa data dukung yang diperlukan oleh instansi, hal ini disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya tenaga yang ada kurang, sehingga dalam pembagian tugas pekerjaan tidak ada. Sehingga petugas perpustakaan hanya sebatas pengolahan saja, sedangkan dari pelayanan kurang mendapat perhatian. Sedang permasalahan yang kedua yaitu dukungan atau image pimpinan masih rendah terhadap perpustakaan, hal ini masih kita rasakan, apalagi penulis juga sebagai petugas perpustakaan. Memang benar bahwa institusi atau lembaga yang ada di bawah Kementerian Pertanian pada dasarnya adalah bergerak di bidang penelitian dan penyuluhan pertanian, sehingga pimpinan dalam memberikan perhatian banyak tercurah pada peneliti dan penyuluh, namun hal ini kurang dibenarkan karena perpustakaan juga merupakan bagian dari kegiatan tersebut. Hai ini bisa dibuktikan seberapa besar perpustakaan di libatkan dalam kegiatan institusi tersebut, bahkan terkadang kegiatan yang semestinya harus diikuti oleh perpustakaan, bahkan sebaliknya perpustakaan tidak dilibatkan.

5.   Pengawasan/Controlling. Jika di perpustakaan sudah melaksanakan fungsi manajemen perencanaan, pengorganisasian, pengisian jabatan serta kepemimpinan, maka untuk menhetahui agar kegiatan tersebut berjalan dengan lancar maka diperlukan suatu pengawasan/control. Pengawasan atau control yang dilakukan  kepada bawahan di perpustakaan lingkup Kementerian Pertanian ini jarang dilakukan. Perpustakaan hanya diberikan panduan untuk mengikuti aturan dari pusat, tanpa dilakukan pengawasan tentang sejauh mana pekerjaan perpustakaan itu dikerjakan sesuai panduan dari pusat , dalam hal ini adalah PUSTAKA Bogor. Banyaknya permasalahan perpustakaan yang berkisar seputar fungsi manajemen yang kurang berjalan, ini menunjukkan bahwa pengawasan itu jarang dilakukan. Penulis rasakan jika terjadi pertemuan antar erpustakaan yang dilaksanakan di lingkup Kementerian Pertanian, selalu seputar permasalahan fungis manajemen yang kurang berjalan.

 

Solusi

 1. Perencanaan/planning

Bagaimanapun juga perencanaan perpustakaan harus dibuat. Karena perencanaan dapat diartikan sebagai menentukan sasaran yang ingin dicapai, tindakan yang harus dilakukan, bentuk organisasi yang sesuai untuk mencapainya, dan personil yang harus melaksanakan kegiatan tersebut. Dengan kata lain perencanaan tersebut menyangkut pengambilan keputusan yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, kapan melakukannya, dan siapa yang akan melakukan. Oleh karena itu fungsi perencanaan ini merupakan dasar dalam melakukan fungsi-fungsi manajemen yang lain. Nah sekarang bagaimana mambuat perencanaan perpustakaan yang baik. Menurut Abdurahman Shaleh (1995), dalam melakukan perencanaan ada beberapa langkah-langkah perencanaan yang harus diperhatikan diantaranya :

  • Melihat ke masa depan, yaitu adanya kesempatan yang dapat dicapai, dengan memperhitungkan kekuatan dan kelemahan yang dimiliki.
  • Merumuskan sasaran untuk perpustakaan dan unit-unit di bawahnya. Sasaran merupakan titik akhir dari semua kegiatan, yang menekankan pada strategi, kebijaksanaan, prosedur, peraturan, anggaran, dan program yang harus dicapai.
  • Menentukan premis yaitu meramalkan lingkungan pada saat rencana dilaksanakan, baik intern maupun ekstern.
  • Menentukan arah tindakan-tindakan alternatif yaitu menginventarisasi tindakan yang dapat diambil untuk mencapai sasaran organisasi.
  • Mengevaluasi tindakan alternatif. Dalam hal ini kita lihat untung ruginya altenatif tersebut dengan mengingat berbagai faktor dari sudut premis serta tujuan.
  • Memilih salah satu alternatif yaitu memutuskan alternatif mana yang dapat diterima berdasarkan evaluasi tersebut.
  • Merumuskan rencana-rencana turunan. Pada langkah pemilihan alternatif diatas biasanya perencanaan belum lengkap, maka dibuat rencana yang diturunkan / dijabarkan dari rencana pokok sehingga menjadi lengkap dan operasional.
  • Menganggarkan, yaitu mengisi rencana-rencana tersebut dengan angka-angka rupiah yang akan dicapai.

Setelah langkah perencanaan di atas selanjutnya kita buat semacam program kerja guna mendukung program kerja yang ada di unit kerja, hal ini penting dilakukan agar keberadaan perpustakaan sangat membantu pada program kerja yang dilaksanakan. Dengan cara misalnya kita buat literatur sekunder yang berbasis pangkalan data. Lalu kita sebarkan ke peneliti dan penyuluh. Dengan demikian peneliti dan penyuluh akan merasa beban pekerjaannya akan merasa agak ringan. Contoh yang lainnya mungkin juga kita memberikan pelayanan berupa service jaringan, atau informai seputar Teknologi Informasi yang sangat berguna bagi para peneliti dan penyuluh di dalam membantu menyelesaikan tugasnya. Dari rangkaian usaha pendekatan di atas, dan akhirnya keberadaan perpustakaan sudah dirasakan manfaatnya oleh para pengguna, barulah kita mencoba untuk melakukan pendekatan dan koordinasi dengan pejabat terkait yang ada di unit kerja kita, dalam hal kebijakan perpustakaan.

2. Organisasi/Organizing.

a. Struktur organisasi

Dalam organisasi struktur organisasi perpustakaan harus dibuat, sebab dengan adanya struktur organisasi kita dapat :

  • Memperjelas lingkungan sehingga semua orang tahu siapa yang harus melakukan dan siapa yang bertanggung jawab atas hasil
  • Menghilangkan penghalang dalam prestasi kerja yang disebabkan oleh kebingungan dan ketidak tentuan pemberian tugas
  • Mengadakan jaringan komunikasi bagi pengambilan keputusan yang mencerminkan sasaran organisasi.

Namun keberadaan struktur organisasi setiap saat bisa berubah tergantung situasi dan kondisi. Struktur organisasi itu sendiri menyesuaikan dengan kondisi atau perkembangan kebutuhan organisasi, dalam hal ini perpustakaan. Misalnya perpustakaan 60 an belum memerlukan unit yang menangani komputer dan pengelolaan file data komputer. Namun pada kurun waktu 80 an dengan masuknya komputer ke perpustakaan, maka perpustakaan perlu membentuk suatu unit pengelola komputer di dalam strukturnya untuk menunjang kegiatan otomasi perpustakaan. Menurut Peter Draucker (1946), ada tiga cara untuk menentukan macam struktur yang dibutuhkan oleh suatu organisasi, yaitu analisis aktivitas, analisis keputusan dan analisis hubungan. Analisis aktivitas untuk menentukan aktivita pekerjaan apa yang harus diadakan, aktivita-aktivitas apa saja yang harus disatukan, dan di mana tempat aktivitas-aktivitas tersebut di dalam strutktur organisasi. Analisis keputusan mengidentifikasikan macam keputusan yang dibutuhkan, dimana struktur organisasi tersebut harus dibuat dan sejauh mana keterlibatan manajer-manajer di dalam proses pengambilan keputusan. Sedangkan analisis hubungan menekankan hubungan antar unit dalam struktur organisasi dan seberapa besar tanggung jawab seorang manajer terhadap unit lain, begitu juga tanggung jawab manajer unit lain terhadap unitnya.

b. Pembentukan bagian atau departementasi

Departementasi adalah aktivitas untuk menyusun satuan-satuan organisasi yang akan diserahi bidang kerja atau fungsi tertentu. Fungsi adalah sekelompok aktivitas yang sejenis berdasarkan kesamaan sifat atau pelaksanaannya. Adapun cara pembentukan bagian tersebut adalah :

  • Berdasarkan jumlah, dengan kata lain adalah pembagian kelompok. Pada pembagian ini perpustakaan jarang melakukan karena inimenyangkut personil atau karyawan yang banyak, biasanya hal ini dilakukan di organisasi angkatan bersenjata yang personilnya banyak. Namun di perpustakaan hal ini bisa dilakukan tetapi sifatnya hanya sementara saja, contoh sewaktu perpustakaan pindah tempat/gedung yang memerlukan tenaga banyak dan kuat, namun setelah itu bubar organisasi yang dibentuk tadi.
  • Berdasarkan fungsi. Ini biasanya dilakukan pada bagian sirkulasi, pengolahan dan referensi.
  • Berdasarkan batas wilayah. Hal ini perlu dilakukan karena perpustakaan pusat yang ada diBogorsebagai pusat koordinasi yaitu PUSTAKA dalam mengemban tugas untuk menyebarkan hasil-hasil pengkajian ke seluruhIndonesia, mungkin agak keberatan karena terlalu luas cakupan yang diembannya. Untuk itu dibuatlah perpustakaan-perpustakaan yang ada di masing-masing propinsi, untuk mempermudah tugas yang diemban dari Kementerian Pertanian.
  • Berdasarkan produk. Batasan yang berupa hasil/produk perpustakaan. Contoh diperpustakaan memproduksi Bibliografi, abstrak, maka hal ini perlu dibentuk petugas/bagian yang menangani masalah ini.
  • Berdasarkan pelanggan. Ini adalah pelayanan perpustakaan yang diberikan kepada kategori para pemustaka. Maksudnya ada bagian pemustaka anak maka kita siapkan ruangan perpustakaan anak, pemustaka umum yang ruangannya kita desain sesuai kebutuhan umum. Mungkin juga untuk pemustaka yang cacat atau tuna netra kita siapkan ruangan dan bagain tersendiri untuk melayani pemustaka kategori ini.
  • Berdasarkan peralatan. Jika perpustakaan memiliki peralatan seperti mesin penjilid dan dan percetakan, maka sebaiknya dibentukalah bagian pengelompokkan yang aktivitasnya berlatar belakang peralatan tersebut.

3. Pengisian jabatan/Staffing.

Sumberdaya manusia adalah factor yang sangat penting di perpustakaan. Apalagi perpustakaan itu sudah otomasi. Untuk itu dalam penempatan tenaga perpustakaan harus lah mereka yang berkompeten dalam urusan otomasi perpustakaan nantinya. Sebab produktivitas tenaga kerja yang tinggi secara tidak langsung akan menghemat anggaran. Artinya, bahwa jumlah tenaga kerja yang optimal pada suatu institusi dengan mengerjakan tugas-tugas secara maksimal akan memberikan hasil yang maksimal pula. Sehingga anggaran yang dikeluarkan untuk pembiayaan staf bisa dikembalikan dalam bentuk hasil kerja yang memuaskan. Sebaliknya ketidak pastian atupun kesalahan dalam penempatan tenaga kerja dapat mengakibatkan kekecewaan baik untuk institusi maupun perpustakaan secara langsung.

Ada beberapa langkah yang harus dilakukan dalam pengisian jabatan di perpustakaan, diantaranya ;

a. Penyusunan rencana ketenagaan

Kebutuhan sumberdaya manusia selalu berubah dari waktu ke waktu seiring dengan perubahan jumlah pengguna perpustakaan yang bersangkutan. Dalam pengisian tenaga perpustakaan harus berdsarkan perbandingan antara tenaga administrasi dan tenaga pustakawan. Menurut Abdurahman Shaleh (1995) perpustakaan yang sudah terotomasi kebutuhan tenaga perpustakaan perbandingan antar tenaga administrasi dengan pustakawan adalah 2 : 5. Jadi setiap dua tenaga administrasi harus diimbangi denganlimatenaga pustakawan. Dari sini kita bisa kecilkan lagi untuk menyesuaikan kondisi perpustakaan khusus yang ada di bawah Badan litbang pertanian, yaitu menjadi 1 : 3. Jadi tiap perpustakaan di lingkup Badan Litbang Pertanian untuk mempunyai jumlah tenaga yang ideal harus berjumlah empat orang. Jadi kalau dilihat dari tabel 1 jumlah tenaga pengelola perpustakan di lingkup Badan Litbang Pertanian yang rata-rata berjumlah 3 orang itu sudah mendekati cukup. Kenapa kita bilang cukup karena perpustakaan yang di bawah badan Litbag Pertanian adalah jenis perpustakaannya adalah perpustakaan khusus, yang berarti pengguna yang dilayani pun tidak begitu banyak, hanya pengguna di lingkup unit kerja tersebut. Bahkan menurut Maksum (2011), dalam makalahnya yang berjudul ‘ Perkembangan Perpustakaan Digital UK/UPT lingkup Badan Litbang Pertanian’ yang disampaikan dalam acara Temu Koordinasi Perpustakaan Digital Lingkup Kementerian Pertanian di Bukit Jimbaran Bali mengemukakan bahwa banyaknya tenaga tidak mencirikan berkembang tidaknya sebuah perpustakaan namun yang terpenting adalah perkembangan database itu sendiri yang mencirikan berkembangnya sebuah perpustakaan yang sudah terotomasi, walau dikelola oleh satu orang.

b. Rekrutmen

Hal ini dilakukan jika perpustakaan memerlukan tenaga cukup banyak. Namun ada dua perlakuan yaitu perlakuan khusus dan perlakuan umum. Jika yang diperlukan adalah tenaga pustakawan maka hal ini diperlukan perlakuan khusus. Hal ini mendapat perhatian khusus dan memerlukan waktu yang agak lama. Sebab memerluka perhatian dan penilaian diantaranya prestasi kerja, kemampuan akademik dan profesional, dan jika memungkinkan akan diuji dengan pekerjaan di lapangan. Namun jika yang diperlukan adalah tenaga staf, biasanya perekrutan secara umum mengikuti prosedur yang sederhana.

c. Seleksi dan penempatan

Seleksi ini biasanya dengan menggunakan metode, guna mendapatkan tenaga perpustakaan yang cocok/sesuai. Pada umumnya prosedur seleksi ini adalah pengisian formulir, tes, wawancara, referens.

d. Induksi dan orientasi

Pemberian informasi tentang pekerjaan di lingkup perpustakaan kepada pegawai baru, yang bertujuan untuk mempercepat / mempermudah bagi pegawai tersebut di dalam menjalankan tugas sebagai karyawan perpustakaan.

e. Pemindahan staf

Hal ini bertujuan agar pegawai yang bertugas di bagian tertentu dengan kurun waktu yang cukup lama tidak bosan. Proses yang dilakukan biasanya adalah dengan cara mutasi/rotasi, promosi dan demosi.

f. Latihan dan pengembangan staf

Hal ini bertujuan untuk pengembangan diri pegawai agar bisa mengikuti perkembangan yang ada di luar. Hal ini bisa dilakukan dengan cara pelatihan yang dilaksanakan di dalam tempat kerja dan juga bisa dilakukan diluar tempat kerja.

g. Penilaian.

Hal ini berkaitan dengan penilaian pegawai yang dilakukan setiap akhir tahun yaitu yang berupa penilaian DP3 yang dilakukan oleh pimpinan setiap tahun sekali.

4. Kepemimpinan/Directing.

Salah satu tugas seorang pemimpin adalah memberikan dukungan dan motivasi kepada bawahan agar bawahan terpacu di dalam mengerjakan tugas-tugasnya dalam proses pencapaian tujuan. Di perpustakaan peran pemimpin sangat menentukan sebab dialah yang mempengaruhi bawahannya untuk bergerak atau bekerja. Dan juga pemimpin adalah seorang yang menggunakan wewenang dan kempemimpinannya, dalam mengarahkan bawahan ataupun organisasi. Selanjutnya, pemimpin diartikan sebagai seorang pemimpin yang mempengaruhi perilaku bawahannya, agar mau bekerja sama dan bekerja secara produktif untuk mencapai tujuan.Adabeberapa hal yang mempengaruhi karakter pemimpin, diantaranya  fisik, intelegensia dan kepribadian. Seorang pemimpin harus lebih menonjol dibandingkan dengan yang dipimpin. Jadi seorang pemimpin hendaknya mempunyai fisik yang lebih kuat, sangat percaya diri, terbuka, mudah menyesuaikan diri, antusias, mempunyai dorongan untuk berprestasi dan mampu bekerja sama dengan orang lain. Setelah pemimpin memberikan motivasi kepada perpustakaan, langkah selanjutnya perpustakaan harus memberikan sumbangsih terhadap kegiatan yang sedang dilakukan di unit kerja masing-masing. Hal ini sesuai dengan peran perpustakaan itu sendiri, beberapa diantaranya ;

a. Perpustakaan sebagai sumber informasi.

Yaitu menyediakan informasi kepada pengguna sesuai yang diperlukan. Perpustakaan sering juga dijadikan sebagai tempat memperoleh informasi yang diperlukan oleh pengguna dalam menyelesaikan tugas-tugasnya dan informai umum lainya. Apalagi dengan sistem otomasi perpustakaan, perpustakaan harus siap menjawab setiap pertanyaan dari pengguna.

b. Sebagai Pusat dokumentasi

Maksudnya perpustakaan juga bisa sebagai penyimpan hasil karya manusia seperti buku ( dalam bentuk grafis, cetak elektronik dan lain-lain)

c. Pendukung penelitian

Perpustakaan menyediakan informasi yang diperlukan dalam penelitian. Di dalam menunjang program penelitian, perpustakaan bertugas menyediakan daftar buku, daftar artikel jurnal, membuat/menyusun abstrak tulisan-tulisan ilmiah dan sebagainya.Selain itu perpustakaan menyediakan daftar artikel terpilih menurut subyek atau topik penelitian yang sedang dikerjakan oleh seorang peneliti.

Dari beberapa perpustakaan kurang memberikan pelayanan kepada para peneliti dikarenakan tenaga yang ada kurang kompetetif. Sebetulnya tenaga yang ada cukup namun pembagian kerja yang kurang spesifikasi mengakibatkan dari segi pelayanan kepada peneliti kurang mendapat perhatian. Tenaga yang ada maksudnya yang kompetetif waktunya banyak tercurah di bagian pengolahan. Seharusnya struktur organisasi harus dibuat, sesuai yang penulis sarankan pada bagian organisasi di depan. Sehingga semua hasil kerja bisa dipertanggungjawabkan oleh masing-masing personil. Nah sekarang bagaimana jika permasalahan itu benar-benar dari pimpinan. Caranya adalah kita harus menunjukkan/presentasikan hasil kerja perpustakaan di depan pimpinan. Hal ini untuk menarik simpati terhadap pimpinan yang selama ini kurang perhatian dengan perpustakaan. Hal ini adalah senjata jitu yang sering dilakukan oleh beberapa orang atau kelompok baik itu organisasi maupun institusi dalam menarik perhatian pimpinan agar lebih perhatian dengan mereka. Dengan demikian pimpinan akan mengerti dan perhatian dengan perpustakaan. Mungkin dengan kesibukan pimpinan yang cukup padat selama ini membuat pimpinan kurang perhatian dengan kita. Atau juga pimpinan tidak tahu apa yang selama ini sudah perpustakaan kerjakan.

5. Pengawasan/Controlling.

Fungsi manajemen ini penting dilakukan karena pengawasan merupakan suatu usaha yang sistematis untuk menetapkan standar prestasi pada sasaran perencanaan, merancang sistem, umpan balik informasi, membandingkan prestasi sesungguhnya dengan standar yang terlebih dahulu ditetapkan, menentukan apakah ada penyimpangan – penyimpangan di dalam pelaksanaan pekerjaan, menentukan sejauh mana penyimpangan tersebut dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan agar penggunaan semua sumberdaya dapat dimanfaatkan secara efesien dan efektif.

Proses pengawasan ada tiga langkah, diantaranya ;

a. Menentukan standar. Sebenarnya standar untuk perpustakaan sudah ada, yaitu yang dibuat oleh ranganathan, dan Perpustakaan Nasional Indonesia, namun kita bis juga membuatnya sendiri yaitu dengan cara mengukur produktivitas, beberapa pustakawan dalam mengerjakan tugas-tugasnya pada setiap satuan waktu dan dalam jangka waktu yang cukup panjang, lalu hasil pengukuran tersebut dirata-rata.

b. Mengukur hasil dan membandingkannya dengan standar. Pengukuran ini berdasarkan catatan suatu pekerjaan yang telah dilakukan. Dari hasil catatan inilah pimpinan akan bisa mengamati dan menilai, apakah ada penyimpangan-penyimpangan yang dilakukan oleh perpustakaan, dari penyimpangan itulah pimpinan akan bisa memberikan perbaikan-perbaikanyang diperlukan untuk mencapai tujuan perpustakaan.

c. Memperbaiki penyimpangan. Terakhir dalam proses pengawasan adalah memperbaiki penyimpangan jika ditemukan adanya penyimpangan. Tujuannya adalah agar mendapat sesuai dengantujuan perpustakaan. Jika terjadi penyimpangan maka harus dilakukan perbaikan secepat mungkin, agar permasalah tidak berlarut-larut. Hal inilah yang terjadi di perpustakaan di bawah Kementerian Pertanian yang permasalahan selalu berlarut-larut, karena tidak segera di berikan jalan keluarnya. Karena hasil dari perbaikan tersebut melibatkan perubahan total pada pekerjaan tersebut dan dimulai dengan perencanaan ulang, misalnya pada perubahan prosedur kerja dan sebagainya.

 

Bahan bacaan

1. Wahyu Supriyanto dan Ahmad Husin ( 2008 : 23) :Teknologi         Informasi   Perpustakaan  : strategi perancangan              perpustakaan digital

2.Abdul Rahman Saleh dan Fahidin ( 1995) : Manajemen           perpustakaan perguruan tinggi, Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud, 1995

3. Koontz, H and O’ Donnell, C. Principles of Management : An Analysis of Managerial Function. 5 th Ed. London: McGraw-Hill, 1977.

4. Drucker, Peter. 1946. Concept of Corporation. John Day Company

5. Abdul Rahman Saleh (1997) : dalam makalah ‘Kerja Sama Perpustakan. Purwokerto : http://www.lib.itb.ac.id/~mahmudin/makalah/pak%20rahman/kerjasama_perpustakaan.htm, 1997

Dipublikasi di Uncategorized | Meninggalkan komentar

Sejarah Aku

Yeee., belum aku isi…………..

Dipublikasi di Uncategorized | Meninggalkan komentar

Anggaku

Kami ayang pada angga

Kami ayang pada angga

Dipublikasi di Uncategorized | Meninggalkan komentar

Foto Diklat alih alur

IMG_20131003_174443Bangga aku punya tentara cantik.,,, keren ,,, mau di ajak foto lagi

DSCN0211

Peserta diklat alih jalur lagi mejeng di MNC TV center ….,

DSCN0238

Kasihan .., baru kali ini aku bisa lihat Monas.

IMG_20131003_165721

Kira2 ini yang cocok untuk keamanan di perpustakaan….

IMG_20131003_174428

Inilah tujuan utama aku mengikuti Diklat Pustakawan Alih Jalur 2013.. Ajiiiiib..!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

IMG_20131003_175336

Mau nembak siapa aja dech…, udah hampir sebulan kagak nembak  gue… pusing-pusing

 

 

 

 

DSCN0252

Lengkaplah kebahagianku setelah aku bisa berkunjung ke Taman mini jaya ancol….. dasar orang kampung masuk kota.!

 

 

 

IMG_20131003_103623

Pustakawan lagi berebut informasi … sungguh mulia hatimu.., semulia contekanmu., kejarlah cita-citamu, dan kejarlah tunjanganmu

 

IMG_20131003_111746

 

 

Pserta diklat lagi bahagia…, asal jangan lupa cucu.

Gambar | Posted on by | Meninggalkan komentar

TUGAS PRESERVASI

Hasil kunjungan yang berkaitan dengan konservasi dan preservasi

  1. Pengertian Preservasi

Bahan pustaka adalah salah satu unsur penting dalam sebuah sistem perpustakaan, sehingga harus dilestarikan. Bahan pustaka bisa berupa terbitan buku, berkala (surat kabar dan majalah), dan bahan audiovisual seperti audio kaset, video, slide dan sebagainya. Pelestarian bahan pustaka tidak hanya menyangkut pelestarian dalam bidang fisik, tetapi juga pelestarian dalam bidang informasi yang terkandung di dalamnya. Pelestarian ialah mengusahakan agar bahan pustaka yang kita kerjakan tidak cepat mengalami kerusakan. Bahan pustaka yang mahal, diusahakan agar awet, bisa dipakai lebih lama dan bisa menjangkau lebih banyak pembaca perpustakaan.

Bahan pustaka adalah salah satu unsur penting dalam sebuah sistem perpustakaan, sehingga harus dilestarikan. Bahan pustaka bisa berupa terbitan buku, berkala (surat kabar dan majalah), dan bahan audiovisual seperti audio kaset, video, slide dan sebagainya. Pelestarian bahan pustaka tidak hanya menyangkut pelestarian dalam bidang fisik, tetapi juga pelestarian dalam bidang informasi yang terkandung di dalamnya. Pelestarian ialah mengusahakan agar bahan pustaka yang kita kerjakan tidak cepat mengalami kerusakan. Bahan pustaka yang mahal, diusahakan agar awet, bisa dipakai lebih lama dan bisa menjangkau lebih banyak pembaca perpustakaan.

Tujuan pelestarian bahan pustaka dapat disimpulkan sebagai berikut:

  1. menyelamatkan nilai informasi dokumen, Dengan cara melakukan pembatasan-pembatasan layanan, seperti kunjungan dan referensi
  2. menyelamatkan fisik dokumen, melakukan laminasi : suatu tindakan dengan cara memberikan perlindungan pembungkusan dengan kertas/plastik khusus di setiap halaman dokumen.
  3. mengatasi kendala kekurangan ruang, Sudah menyiapkan ruang-ruang untuk pelestarian dokumen, yang dialam rungan tersebut sudah disiapkan lemari – lemari yang terbuat dari besi dan di bungkus plastik.
  4. mempercepat perolehan informasi

2. Konservasi adalah upaya yang dilakukan manusia untuk melestarikan atau melindungi alam . Konservasi adalah pelestarian atau perlindungan. Secara harfiah, konservasi berasal dari bahasa Inggris, (Inggris)Conservation yang artinya pelestarian atau perlindungan.

Akses terhadap informasi

1. Pilih cara untuk mengakses

Pengguna dengan mudah dapat memilih cara aksesibilitas dari item yang muncul di OPAC misalnya Judul, Penulis, Nomor Panggil, ISBN, Seri People, People Subjek dan Judul Uniform.

2. Mengakses subyek yang dipilih

Pilih mata pelajaran yang akan ditampilkan di OPAC dengan menyesuaikan mata pelajaran yang  terkait dan total ketersediaan subyek yang ada.

3. Mengakses melalui seleksi dari daftar judul

Bibliografi publikasi yang diperlukan untuk ditampilkan pada Judul OPAC yaitu, Nama Penulis, Tempat Publikasi, Penerbit, Tanggal Publikasi dan Nomor Panggil.

4. Mengakses oleh sumber publikasi yang dibutuhkan

OPAC menunjukkan rincian sumber publikasi yang dibutuhkan, misalkan Tempat yang ada, Jenis Publikasi, Nomor Panggilan, Volume dan Status Publikasi.

Dipublikasi di Uncategorized | Meninggalkan komentar

HASIL TRAINING LIBRARY OF MANAGAMENT IN THAILAND

Tulisan ini dibuat setiap hari setelah

menerima pelajaran dalam acara

Training Library Managament yang diadakan  pada tanggal 10 s/d 21 Desember 2012 di Hotel Ambasador Bangkok di Thailand,

agar materi yang telah diberikan tidak lewat dari ingatan.

oleh

DSC_1439

Eko Sutiyoso, A Md

Pada Hari Selasa tanggal 11 Desember 2012

haryanto2

Berdasarkan materi yang ada yaitu belajar IT STRATEGIC PLANNING dengan pengajar dari AIT dan beliau kebetulan orang indonesia yaitu Prof. Dr Harianto . Dalam materi beliau menjelaskan tentang pengertian DL (Digital Labrary), yang pertama yaitu Library in which collections are stored in digital format (as oppased to print, microfiche, or other media) : ebook, PDF, streaming audio/video, etc, beliau mengataan bahwa koleksi perpustakaan yang disimpan dalam bentuk format digital ( hasilnya berupa microfiche, atau media yang lainnya): ebook, PDF, streaming audio / video, dll. Pengertian Digital Library yang kedua menurut beliau yaitu: Accessible via computer alike divices. If only remotely accessible : Viertual library , maksud beliau digital library itu bisa diakses melalui sesama perangkat komputer, jika diakses jarak jauh . Pengertian  yang ketiga yaitu : The digital content may be stored locally, or accessed remotely via computer networks, maksudnya Isi digital yang dapat disimpan secara lokal, atau diakses jarak jauh melalui jaringan komputer :Dan yang ke empat adalah A digital library is a type of information retrieval system, maksudnya adalah sebuah perpustakaan digital adalahmerupakan sistem temu kembali informasi.

Pada Tanggal 12 Desember 2012

DSCN2063Yaitu mengenai materi Digital Library Management yang dibawakan oleh Miss. Dr. Thathong Brammanee. Menurut beliau dalam menejemen digital ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan,

1. Konsep Database itu sendiri, dalam konsep ini mengapa perlu data base. Karena data yang tersedia itu untuk setiap permintaan dari setiap pengambil kebijakan. Alasan yang lain yaitu ketergantungan akan fisik data tersebut. Maksudnya perubahan yang dibuat untuk skema fisik tidak akan mempengaruhi skema logis.  Begitu sebaliknya  ketergantungan akan logic data tersebut. Maksudnya perubahan yang dibuat untuk skema logis tidak akan mempengaruhi kemampuan program aplikasi untuk mengakses data tersebut.  Abstraksi data, tingkat fisik dari data tersebut, intinya bagaimana data disimpan. Tingkat logical, data apa yang akan disimpan dan apa hubungannya. Tingkat View, ini hanya menunjukkan sebagian dari seluruh Data Base itu sendiri.

2. Data Model, ada beberapa model data menurut Miss. Thandthong yaitu, Data model overview, basic components of the entity relationship model, Relational model, relational shema, busines ruler, key,

3. Kaitan dengan data digital itu sendiri yang merupakan sistem temu kembali informasi.

4. Metada
– data about data
– something that is associated with data

Menurut Dr, Thadthong difinisi standar data berdasarkan the Dublin Core yaitu Metadata Initiative (DCMI) => metadata is “data associated with either an information system or an information object for purposes of description, administration, legal requirements, technical functionality, use and usage, and preservation.

Maksudnya Inisiatif Metadata (DCMI) => metadata adalah “data terkait dengan sistem yang baik  dari suatu informasi atau obyek informasi untuk tujuan deskriptif, administrasi, persyaratan hukum, fungsi teknis, penggunaan, pemanfaatan, dan pelestarian

5. Relational Operator

6. Database Sistem Managament

7.

Kunjungan ke Perpustakaan Nasional Thailand

Pestkaan_ThaiPerpustakaan Nasional Thailand yang diberinama Vajiranana adalah perpustakaan gabungan yang dipergunakan untuk masyarakat umum Thailand. Perpustakaan Nasional  Vajiranana adalah gabungan 3 perpustakaan yaitu kearsipan, perpustakaan dan arsip benda bersejarah/museum. Hal ini dilakukan untuk menghormati Raja Mongkut (Rama IV) yang bertepatan Perayaan Ulang Tahun Centennial nya, pada tanggal 12 Oktober 1905, yang bernama Raja Chulalongkorn (Rama V) anggun memutuskan bahwa tiga perpustakaan kerajaan, akan digabung dan diberi nama Vajiranana Perpustakaan Nasional, yang akan digunakan oleh masyarakat umum di Thailand.

Dengan perintah Raja Rama VI Vajiravudh pada tahun 1916 perpustakaan pindah ke gedung baru yang berada di luar tembok istana,. Perpustakaan ini memiliki sejarah panjang dan namanya berubah dari Perpustakaan Nasional Vajiranana ke Perpustakaan Nasional Thailand pada tahun 1932.

dengan nara sumber

Hari selasa, Tanggal 18 Desember 2012

Digital Library Management by Assoc. Prof Dr Namtip Wipawin

Menurut Prof Dr Namtip Wipawin

DSCN2859Definition

Digital Library : Collection of elektronic resources that provides direct/inderect acess to a systematically organinized collection of digital objects. Sumber daya Koleksi elektronik yang menyediakan akses secara langsung / tidak langsung untuk sistematis koleksi yang terorganisir yang berasal dari objek digital.

Hybrid Library : Provides services in a mixed-mode, electronic and paper, environment, particularly in a co-coordinated way. Derived from a strand of eLib which explored the issues surrounding the retrieval and delivery of information in these types of environment but also investigated the integration of different electronic services so that single search approach could be offered to the End user. hybrid Library
Menyediakan jasa model, elektronik dan kertas, dengan cara terkoordinasi. Berasal dari seuntai elektronik Library yang mengeksplorasikan pengambilan dan pengiriman informasi dalam satu lingkup tetapi juga meneliti tentang integrasi layanan elektronik yang berbeda sehingga pendekatan satu pencarian yang akhirnya dapat diberikan kepada pengguna.

Virtual Library : Access to electronic information in a variety of remote locations through a local online catalogue or other gateway, such as the internet. Akses ke informasi elektronik di berbagai lokasi yang paling sempit  melalui katalog lokal online  atau gateway lainnya, seperti internet

Komponen digital library : Collection service, User Interface getway,

Marketing and Promotion of library service by Ajay Kumar Sharma from Chief Librarian Institute of Management Studies, Dehradun, India.

Dipublikasi di Uncategorized | Meninggalkan komentar